Kemenristekdikti Sosialisasi Aplikasi SIMPEL untuk Perjalanan Dinas Luar Negeri

Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti) mengadakan sosialisasi penggunaan aplikasi SIMPEL untuk Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN) bagi dosen, mahasiswa dan pegawai UNP di Ruang Serba Guna (RSG) Fakultas Teknik (FT) Universitas Negeri Padang (UNP), Kamis (22/11). Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri atau SIMPEL merupakan perangkat online yang digunakan untuk mempermudah segenap sivitas akademika suatu perguruan tinggi untuk mengurus perizinan PDLN dari Kementerian Sekretaris Negara (Kemensetneg).

Perizinan ini sangat penting adanya oleh suatu perguruan tinggi yang akan membiayai PDLN bagi dosen atau mahasiswa, tak terkecuali UNP. Wakil Rektor II UNP, Ir. Syahril, M.Sc., Ph.D., mengatakan bahwa UNP akan membiayai PDLN dosen dan mahasiswa jika telah mendapatkan perizinan tersebut. "Kalau belum ada izin Kemensetneg, UNP belum bisa mencairkan dana. Terpaksa bayar pribadi," ujarnya.

Permohonan izin tersebut dapat diajukan paling lambat tiga minggu sebelum tanggal keberangkatan. Bagi rektor dan wakil rektor perizinannya melalui Menristekdikti, bagi dosen melalui Dirjen Sumber Daya Iptek dan Dikti, sedangkan bagi mahasiswa melalui Dirjen Pembelajaran dan Kemahasiswaan. Terdapat beberapa berkas yang harus dilengkapi untuk perizinan tersebut, yakni; surat pengantar, surat tugas, surat undangan dan agenda pertemuan, fotokopi KTP, curriculum vitae, surat pernyataan, dan dokumen pendukung. Sementara itu, untuk PDLN ke negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia, seperti Taiwan dan Israel diperlukan surat rekomendasi dari Kementerian Luar Negeri Indonesia.

Untuk dapat menginputkan berkas tersebut ke dalam aplikasi SIMPEL, Dirjen Sumber Daya Iptek dan Dikti, Anis Aprilia Wati mengatakan bahwa setiap perguruan tinggi diberikan satu akun untuk dapat mengakses aplikasi tersebut. Anis memberikan kewenangan pada perguruan tinggi yang bersangkutan untuk mengatur kebijakan terkait penggunaan akun mereka di SIMPEL. "Supaya lebih aman dan sistem berjalan dengan baik," ujarnya.

Di UNP sendiri, lembaga yang bertanggung jawab dalam mengakses aplikasi SIMPEL berada di UPT Layanan Internasional. Bagi sivitas akademika UNP yang akan mengajukan permohonan PDLN dapat menyerahkan berkas-berkas yang dibutuhkan dalam bentuksoft copy, sedangkan bagi yang sudah mengajukan permohonan izin dan masih menunggu perizinan dari Kemensetneg dapat melihat status permohonan tersebut di aplikasi SIMPEL. Jika berkas pengaju telah diproses, maka akan tampil kejelasan dari berkas yang diajukan. "Kalau ada berkas yang kurang, akan muncul di SIMPEL apa saja kekurangan dari berkas yang diajukan," tambah Anis.

Selain itu, dalam sosialisasi ini Anis juga menjelaskan terkait pengunaan paspor dinas. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2013 Pasal 43 dijelaskan bahwa paspor dinas diberikan untuk Warga Negara Indonesia (WNI) yang akan melakukan perjalanan keluar wilayah Indonesia dalam rangka penempatan atau perjalanan dinas yang tidak bersifat diplomatik. Adapun ketentuan bagi WNI tersebut,yaitu; Pegawai Negeri Sipil, anggota TNI, anggota Kepolisian RI, anggota lembaga negara, dan pejabat negara. "Kalau dosen non-PNS dan mahasiswa tidak bisa dapat paspor dinas," jelasnya.

Sementara itu, standar kelayakan foto paspor dinas dan diplomatik harus memenuhi empat ketentuan. Di antaranya, foto yang digunakan haruslah foto terbaru masimal enam bulan terakhir, latar belakang foto harus putih, foto tidak boleh terlihat gigi, dan pakaian harus sesuai dengan ketentun foto paspor. Bagi laki-laki, tidak boleh ada aksesoris tambahan di kepala, telinga harus terlihat, dan tidak mengunakan kacamata. Bagi wanita, pakaian harus rapi, jika mengunakan jilbab telinga harus tertutup dan bayangan jilbab tidak jatuh di wajah.